Tietojen pyytäminen ja tarkastaminen

​​​Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ja tietojärjestelmiä käytetään asiakas- ja potilassuhteen hoitamiseen vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Tietojärjestelmien käyttäjien käyttöoikeudet on määritelty työtehtävien mukaan. Tietosuojan toteutumista valvotaan säännöllisesti.

Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu Eksoten rekistereihin.

Kun haluat pyytää omia tai toisen henkilön sosiaali- tai terveydenhuollon asiakirjoja, tehdä tietopyynnön henkilörekisteristä tai pyytää virheellisen tiedon oikaisemista, täytä pyyntöä vastaava lomake. Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne. Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.

Toimita täytetty lomake kirjaamoon. Voit lähettää lomakkeen postitse tai tuoda sen kirjaamoon. Huom! Sähköpostissa tietosuoja ei ole riittävä salassapidettävän tiedon välittämiseksi. Salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja ei tule lähettää sähköpostilla. 

​​​Tällä sivulla mainitut lomakkeet löydät sivulta Lomakkeet ja hakemukset

Terveyspalveluilla, perhe- ja sosiaalipalveluilla sekä vanhusten palveluilla on omat lomakkeensa tietopyyntöihin ja tarkastuspyyntöihin. 

Tiedonsaantioikeus julkisuuslain mukaan

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain  (621/1999) eli julkisuuslain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä anonyymisti. Pyyntö on kuitenkin yksilöitävä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjat voivat sisältää salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tämä tarkoittaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja voidaan luovuttaa vain silloin, kun tietojen luovuttamiselle on laissa säädetty peruste.  

Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta. Lisäksi hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei kuitenkaan ole edellä mainittua oikeutta esimerkiksi silloin, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.

Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi. Jos pyydät toista henkilöä koskevia tietoja, sinun on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus.

Lähtökohtaisesti julkisuuslain mukainen tietopyyntö käsitellään kahden viikon kuluessa siitä, kun tietopyyntö on vastaanotettu. Mikäli pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia taikka asian käsittely ja ratkaisu muutoin vaativat tavanomaista suuremman työmäärän, tietopyyntö käsitellään ja ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessasiitä, kun tietopyyntö on vastaanotettu.

Jos tietopyyntösi koskee alaikäisen henkilön sosiaali- tai terveydenhuollon asiakastietoja, katso myös kohta Alaikäisen oikeus kieltää tietojensa antaminen.

Lomakkeet:
Julkisuuslain mukainen tietopyyntö, perhe- ja sosiaalipalvelut
Julkisuuslain mukainen tietopyyntö, terveyspalvelut
Julkisuuslain mukainen tietopyyntö, vanhustenpalvelut

Omien tietojen tarkastusoikeus

Potilaalla ja asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on potilas- ja asiakastietorekisteriin kirjattu. Tämä oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 15 artiklaan, jonka mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.

Edellä mainittua oikeutta ei ole kuitenkaan esimerkiksi silloin, jos tietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun (kuten lapsen) oikeuksille. Jos tietojen antamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle/potilaalle kirjallinen, perusteltu vastaus kieltäytymisestä.

Sosiaalipalveluissa lastensuojelun asiakkuus on muodostettu lapselle eikä huoltajalle eli tarkastusoikeutta tulee anoa lapsen nimellä. Katso myös kohta Alaikäisen oikeus kieltää tietojensa antaminen.

Tarkastusoikeus on pääsääntöisesti maksutonta. Maksu voidaan kuitenkin periä silloin, jos samoja asiakirjoja pyydetään tulosteina tai kopioina uudelleen vuoden sisällä.
Hinnasto, asiakirja-ja-tietopalvelumaksut

Tietosuoja-asetuksen mukainen tietopyyntö käsitellään ja ratkaistaan kuukauden kuluessa siitä, kun tietopyyntö on vastaanotettu. Määräaikaa voidaan tarvittaessa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Mahdollisesta määräajan pidentämisestä ilmoitetaan asiakkaalle erikseen.

Lomakkeet:
Oikeus saada pääsy tietoihin, perhe- ja sosiaalipalvelut
Oikeus saada pääsy tietoihin, terveyspalvelut
Oikeus saada pääsy tietoihin, vanhustenpalvelut  

Virheellisten tai epätarkkojen tietojen korjaaminen

Mikäli rekisteritiedoissa ilmenee virheitä, on rekisterinpitäjän omasta tai asiakkaan/potilaan aloitteesta korjattava virheellinen tieto. Tämä oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 16 artiklaan, jonka mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Korjauspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti Tiedon korjaamisvaatimus -lomakkeella.

Tietoja ei korjata, mikäli Eksote arvioi, että korjattavaksi vaaditut tiedot eivät ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia. Jos tietojen korjaamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle/potilaalle kirjallinen, perusteltu vastaus kieltäytymisestä.

Tietosuoja-asetuksen mukainen tietojen korjaamispyyntö käsitellään ja ratkaistaan kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö on vastaanotettu. Määräaikaa voidaan tarvittaessa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Mahdollisesta määräajan pidentämisestä ilmoitetaan asiakkaalle erikseen.

Lomake: Tiedon korjaamisvaatimus

Selvitys omien henkilötietojen käsittelystä

Jokaisella on oikeus tietää, kuka on käsitellyt häntä koskevia potilas- ja asiakastietoja (ns. lokitieto). Lokitietopyyntö tehdään kirjallisena Lokitietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella.

Kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei luovuteta, ellei siihen ole erityistä syytä. Lokitiedot voidaan jättää luovuttamatta myös silloin, jos on tiedossa, että pyydettyjen lokitietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Asiakas ei saa luovuttaa lokitietoja edelleen tai käyttää niitä muuhun tarkoitukseen. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021, 26 §) 

Lokitietojen tarkastuspyyntö käsitellään ja ratkaistaan viimeistään kahden kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö on vastaanotettu.

Lomake: Lokitietojen tarkastuspyyntö

Vainajan tietojen luovuttaminen

Henkilön elinaikaiset sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä myös henkilön kuoleman jälkeen.

Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan kuitenkin perustellusta kirjallisesta hakemuksesta luovuttaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa vain siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien toteuttamiseksi. Luovutettuja tietoja ei saa käyttää tai luovuttaa edelleen muuhun tarkoitukseen. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 13 § 3 mom. 5 kohta)

Vainajan sosiaalihuollon asiakastietoja ei voida luovuttaa.

Vainajan tietojen luovuttamista koskeva hakemus käsitellään lähtökohtaisesti kahden viikon kuluessa siitä, kun hakemus on vastaanotettu. Mikäli pyydettyjä tietoja on paljon taikka asian käsittely ja ratkaisu muutoin vaativat tavanomaista suuremman työmäärän, hakemus käsitellään ja ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun hakemus on vastaanotettu.

Lomake: Hakemus vainajan tietojen luovuttamiseksi

Alaikäisen oikeus kieltää tietojensa antaminen

Terveydenhuollon tiedot

Alaikäisellä potilaalla on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 9 §)

Sosiaalihuollon tiedot

Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä säädetään. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000, 11 §)

Oppilas- ja opiskelijahuollon tiedot

Alaikäinen ja muu vajaavaltainen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä, kehitystasonsa ja muut henkilökohtaiset ominaisuutensa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää itseään koskevia salassa pidettäviä opiskeluhuollon tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi hänen etunsa vastaista. Arvion vajaavaltaisen edun toteutumisesta tekee opiskeluhuollon henkilöstöön kuuluva sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, 18 §)

Jos alaikäisen tietoja ei anneta huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle, tietojen pyytäjälle annetaan asiassa kirjallinen, valituskelpoinen päätös.